Factura electrónica B2B: plazos y obligaciones

Quién está obligado

La obligación de facturar electrónicamente afecta a todos los empresarios y profesionales en sus relaciones comerciales entre sí (B2B): deben expedir, remitir y recibir factura electrónica, y proporcionar información sobre los estados de cada factura. No importa el tamaño de la empresa ni si es sociedad o autónomo: lo que cambia según el volumen de facturación es únicamente el plazo de entrada en vigor.

Quedan fuera de esta obligación las relaciones con particulares (B2C, que se rigen por otra normativa) y las operaciones en las que emisor y receptor no operan ambos en territorio español, como las intracomunitarias.

Es habitual confundir esta obligación con VeriFactu, otra reforma a la que también se llama «factura electrónica» y que madura casi al mismo tiempo. No son lo mismo: esta guía regula el formato de la factura entre empresas; VeriFactu regula el software que la genera y afecta también a las ventas a particulares. El detalle de esa diferencia está en la guía de VeriFactu frente a factura electrónica.

Cuándo entra en vigor: el matiz de la Orden Ministerial

La Ley 18/2022 fija el calendario en su disposición final octava: la obligación produce efectos al año de aprobarse el desarrollo reglamentario para las empresas que facturan más de 8 millones de euros al año, y a los dos años para el resto. Ese desarrollo reglamentario ya existe: es el RD 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril de 2026. El propio reglamento, sin embargo, remite el arranque efectivo del cómputo a la Orden Ministerial que regule la solución pública.

Esa Orden Ministerial, a 25 de agosto de 2026, sigue siendo un proyecto: se publicó para audiencia pública el 16 y 17 de abril de 2026, el trámite se cerró el 3 de junio de 2026 y el texto no consta todavía publicado en el BOE. El proyecto fija su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026, lo que arrastraría los plazos siguientes:

Mientras la Orden Ministerial no se publique en el BOE, ambas fechas deben tratarse como previstas y no como obligaciones firmes. Son dos entradas en vigor distintas y conviene no mezclarlas: la del RD 238/2026 ya ocurrió, el 20 de abril de 2026, y aprueba las normas de desarrollo; la de la Orden Ministerial sigue pendiente y es la que pone en marcha el cronómetro de los 12 y 24 meses.

Qué es la solución pública de facturación electrónica

El RD 238/2026 crea una solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT, gratuita para empresas y profesionales. Su sintaxis de referencia es UBL, y no Facturae, que es el formato tradicional de la factura electrónica con las administraciones públicas.

La solución pública es algo más que una alternativa gratuita: actúa como repositorio universal. Aunque una empresa emita y reciba sus facturas a través de una plataforma privada, esa plataforma está obligada a enviar una copia fiel de cada factura (o del extracto que determine el desarrollo técnico) a la solución pública, y a comunicar igualmente los estados de cobro. Trabajar con un proveedor privado no libra, por tanto, de la relación con la AEAT.

Formatos admitidos y el papel de Facturae

El artículo 7 del RD 238/2026 admite varios formatos estructurados para la factura electrónica B2B: Facturae, UBL, CII y EDIFACT. Facturae no desaparece. Sigue siendo el formato obligatorio en la facturación con las administraciones públicas (B2G) a través de FACe, sin cambios respecto al régimen vigente desde 2015. Lo que ocurre es que la solución pública de la AEAT, para las relaciones B2B, trabaja con UBL.

En cualquier caso, un simple PDF adjunto a un correo deja de ser válido en cuanto la obligación entre en vigor: hace falta un formato estructurado, procesable automáticamente, no una imagen o una maquetación de factura.

Estados de la factura: comunicar el pago en 4 días

El reglamento no se queda en el envío de la factura: obliga también a comunicar su seguimiento. Según los artículos 10.3 y 12.3 del RD 238/2026, hay que informar de la aceptación o el rechazo de la factura y, cuando se produzca, del pago completo con su fecha, en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales. Las plataformas, públicas y privadas, deben además garantizar la interoperabilidad entre ellas, de forma que una factura emitida desde una plataforma pueda recibirse y seguirse desde otra distinta.

Disposiciones transitorias: el PDF de 12 meses y los estados voluntarios

El RD 238/2026 suaviza la entrada en vigor con dos reglas transitorias que corren por separado.

La DT 2ª obliga a las empresas de más de 8 millones de euros de facturación a acompañar sus facturas electrónicas, durante los primeros 12 meses, de un documento en PDF que asegure su legibilidad. Se libran de ese PDF si el destinatario acepta voluntaria y expresamente recibir la factura en su formato original: la excepción la decide él, no un acuerdo entre las dos partes.

La DT 3ª hace voluntaria la comunicación de estados (arts. 10 y 12) para las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas del IRPF cuyo volumen de operaciones no supere los 8 millones de euros. Deja de serlo cuando se cumplan 12 meses desde la fecha en que el reglamento produzca efectos para el propio grupo «resto» (24 meses desde la Orden Ministerial), es decir, unos 36 meses después de la entrada en vigor de esa Orden. Ese plazo no va unido al del PDF de las empresas de más de 8 millones de euros: son dos disposiciones transitorias con puntos de partida distintos.

Exclusiones

No todas las facturas quedan sujetas a esta obligación. El RD 238/2026 excluye expresamente:

• Las facturas simplificadas, salvo las llamadas facturas simplificadas cualificadas.
• Las operaciones del mercado eléctrico.
• Las operaciones del mercado organizado del gas.
• Las liquidaciones de las cámaras de compensación IATA del transporte aéreo.

Interoperabilidad entre plataformas

El RD 238/2026 exige que todas las plataformas de facturación electrónica (la solución pública y las privadas) sean interoperables entre sí, y que esa interconexión sea gratuita. Una empresa que emite desde una plataforma privada debe poder hacer llegar la factura, y recibir la comunicación de sus estados, a otra que trabaja con una plataforma distinta, sin coste añadido por el intercambio. El procedimiento de acreditación de esa interoperabilidad se determinará por desarrollo reglamentario adicional.

Qué hacer mientras tanto

Ninguna empresa está obligada hoy a facturar electrónicamente en B2B, pero conviene no esperar al último momento: elegir cuanto antes un proveedor de facturación electrónica compatible con UBL (o con los demás formatos admitidos) y familiarizarse con la comunicación de estados de cobro evita una migración de urgencia cuando la Orden Ministerial se publique y el plazo empiece a correr de verdad. Conviene prestar especial atención si la empresa factura justo alrededor del umbral de los 8 millones de euros, porque un cambio de volumen de un año a otro puede desplazarla de un plazo (24 meses) al otro (12 meses) sin previo aviso. El calendario completo recoge, mes a mes, qué está firme y qué sigue pendiente de esa Orden.