Factura electrónica entre empresas: guía completa

Quién queda obligado

La obligación alcanza a todos los empresarios y profesionales en sus operaciones con otros empresarios y profesionales, siempre que ambas partes operen en territorio español. Esa es la única frontera de sujeción que fija el artículo 2 bis de la Ley 56/2007, en la redacción que le dio el artículo 12 de la Ley 18/2022: importa la condición de las dos partes, no su tamaño ni su forma jurídica.

Lo que queda fuera

Las ventas a particulares no entran, porque la norma solo regula las relaciones entre empresarios y profesionales. Tampoco entran las operaciones en las que una de las dos partes opera fuera de España, como las intracomunitarias. Y el RD 238/2026 excluye expresamente las facturas simplificadas, salvo las cualificadas, junto con las operaciones del mercado eléctrico, las del mercado organizado del gas y las liquidaciones de las cámaras de compensación IATA del transporte aéreo.

Lo que cambia según el tamaño

El volumen de operaciones del año natural anterior no decide si una empresa está obligada, decide cuándo. Por encima de 8 millones de euros, el plazo es de 12 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial de la solución pública; por debajo, de 24 meses. Una empresa que se mueve alrededor de ese umbral puede cambiar de grupo de un ejercicio al siguiente sin haber cambiado de actividad.

Qué exige exactamente

La obligación tiene dos mitades, y la segunda es la que se olvida en los resúmenes.

El documento: formato estructurado

La primera mitad es documental: la factura deja de poder ser una imagen o una maquetación y pasa a ser un documento estructurado, procesable de forma automática, en uno de los cuatro formatos que admite el artículo 7 del RD 238/2026 (Facturae, UBL, CII y EDIFACT). Un PDF adjunto a un correo, que hoy es válido, deja de bastar.

El seguimiento: los estados de la factura

La segunda mitad es de seguimiento. Emisor y destinatario deben informar de los estados de cada factura, es decir de su aceptación o rechazo y del pago completo con su fecha, en un máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales (arts. 10.3 y 12.3 del RD 238/2026). Esa pieza explica por qué la medida nació en el capítulo de morosidad y no en uno de digitalización: lo que el legislador persigue es tener fecha de pago, y la factura estructurada es el vehículo. Los plazos legales de ese pago se detallan en la guía de morosidad y plazos de pago.

Hay además un derecho del destinatario que sobrevive al fin de la relación comercial: puede pedir copia de sus facturas, sin coste añadido, durante los 4 años siguientes a la emisión. Negarlo es una de las dos conductas que la ley sanciona.

Cuándo empieza a contar el plazo

Aquí está el malentendido más extendido del bloque. La disposición final octava de la Ley 18/2022 hace depender los plazos de que se apruebe el desarrollo reglamentario, y ese desarrollo ya existe: es el RD 238/2026, publicado el 31 de marzo de 2026 y en vigor desde el 20 de abril. Pero el propio reglamento remite el arranque del cómputo a la entrada en vigor de la Orden Ministerial que regule la solución pública, y esa Orden sigue siendo un proyecto a 25 de agosto de 2026: audiencia pública cerrada el 3 de junio de 2026 y entrada en vigor prevista el 1 de octubre de 2026.

De ahí que octubre de 2027 y octubre de 2028 sean fechas previstas y no obligaciones firmes. El calendario marca en cada hito si es firme o previsto, y las versiones que circulan con otras fechas están recogidas y desmentidas una a una en las seis fechas falsas que circulan. Si lo que se busca es la fecha de un caso concreto, el comprobador la da en tres preguntas.

Cómo se cumple

Se puede cumplir por dos vías, y las dos acaban pasando por la AEAT. Con la solución pública, que será gratuita y que toma UBL como sintaxis de referencia. O con una plataforma privada, que queda obligada a remitir a la solución pública una copia fiel de cada factura y a comunicar igualmente los estados, porque esa plataforma pública actúa como repositorio universal. La interconexión entre plataformas debe ser interoperable y gratuita. El funcionamiento concreto de la pública está en la guía de la solución pública, y los pasos que ya se pueden dar, en lo que se puede cerrar ya, antes de la OM.

El reglamento suaviza además la entrada con dos transitorias que corren por separado: las empresas de más de 8 millones de euros acompañan sus facturas de un PDF legible durante los 12 primeros meses, salvo aceptación expresa del destinatario, y la comunicación de estados es voluntaria durante 12 meses más para las personas físicas y las entidades en atribución de rentas del IRPF que no superen ese umbral. El vocabulario técnico de todo lo anterior está definido, término a término, en el glosario.