Cómo prepararse para la factura electrónica obligatoria

Lo primero: saber en qué grupo cae la empresa

El reglamento no distingue por forma jurídica ni por número de empleados. Lo único que decide el plazo es el volumen de operaciones del año natural anterior: por encima de 8 millones de euros, 12 meses desde la entrada en vigor de la Orden Ministerial; por debajo, 24 meses. Con las fechas previstas hoy, eso son octubre de 2027 y octubre de 2028.

La consecuencia de que el umbral se mida cada año es que una empresa que factura alrededor de esa cifra puede cambiar de grupo sin haber cambiado de tamaño. Quien esté en ese margen gana tiempo si planifica con el calendario del grupo exigente y no con el propio.

Lo que se puede hacer ya

Estos cuatro puntos no dependen de la Orden Ministerial: salen del texto del RD 238/2026, en vigor desde el 20 de abril de 2026.

• Comprobar que el sistema de facturación puede recibir facturas en formato estructurado, no solo emitirlas. Recibir llega antes que emitir para casi todo el mundo: en cuanto las empresas de más de 8 millones empiecen a emitir, sus clientes y proveedores tendrán que estar en condiciones de procesar esas facturas.
• Definir quién, dentro de la empresa, va a comunicar los estados de cada factura. El reglamento exige informar de la aceptación o el rechazo y del pago completo con su fecha en un máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales (arts. 10.3 y 12.3). Es un proceso administrativo recurrente, no una configuración que se hace una vez.
• Limpiar los datos maestros de clientes y proveedores. Una factura estructurada se rechaza por un identificador fiscal mal escrito con la misma facilidad con la que hoy se acepta un PDF con el mismo error.
• Preguntar al proveedor de facturación qué formatos admite de los cuatro del artículo 7 (Facturae, UBL, CII y EDIFACT) y si tiene previsto conectarse con la solución pública. La interconexión entre plataformas debe ser interoperable y gratuita, así que la respuesta debería ser sencilla.

Lo que conviene no cerrar todavía

Contratos e integraciones a medida

Hay decisiones que dependen de una norma que no existe. La Orden Ministerial de la solución pública tiene que concretar el funcionamiento de la plataforma pública, el extracto que las plataformas privadas le remiten y el procedimiento para acreditar la interoperabilidad. Firmar hoy un contrato largo con penalizaciones por salida, o desarrollar una integración a medida contra una especificación provisional, es asumir el riesgo de que el detalle técnico cambie.

Compras hechas por miedo a la multa

Tampoco tiene sentido comprar por miedo a una sanción que aún no se puede imponer. La multa de hasta 10.000 euros del artículo 2 bis.9 de la Ley 56/2007 solo será aplicable cuando la obligación esté vigente, como se explica en la guía de sanciones.

El calendario que sí corre: VeriFactu

Aquí está la prisa real de 2026 y 2027, y no es la de Crea y Crece. VeriFactu obliga a tener los sistemas informáticos de facturación adaptados antes del 1 de enero de 2027 a los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 al resto. Esas fechas están fijadas por una norma publicada, el Real Decreto-ley 15/2025, y no dependen de ninguna orden pendiente.

Para una empresa que va a cambiar de programa por VeriFactu, el momento de preguntar por los formatos estructurados de la factura electrónica B2B es ese mismo, aunque su obligación de emitirlas llegue uno o dos años después. Son dos requisitos que recaen sobre la misma herramienta sin ser el mismo requisito, y la diferencia está desarrollada en la página que las separa.

Las transitorias que dan aire

El RD 238/2026 incluye dos reglas de transición que conviene tener en el plan, porque cambian lo que hay que tener listo el primer día.

El PDF de los 12 primeros meses

Las empresas de más de 8 millones de euros deben acompañar sus facturas electrónicas de un PDF que asegure su legibilidad durante los primeros 12 meses, salvo que el destinatario acepte de forma voluntaria y expresa recibir solo el formato original. Es una obligación añadida, no una exención: hay que emitir el documento estructurado y además el PDF.

Los estados voluntarios de las personas físicas

La comunicación de estados, por su parte, es voluntaria durante 12 meses más para las personas físicas y las entidades en régimen de atribución de rentas del IRPF cuyo volumen de operaciones no supere los 8 millones de euros, contados desde que el reglamento produzca efectos para su propio grupo. Ese margen no se acumula con el del PDF: son dos transitorias con puntos de partida distintos.

Lo que hay que vigilar

El único dato que falta es la fecha de publicación de la Orden Ministerial en el BOE. Con ella se convierten en firmes los plazos de 12 y 24 meses; sin ella, cualquier cronograma es provisional. El calendario marca en cada hito si es firme o previsto.